I. PENDAHULUAN
Salah satu tantangan penting yang dihadapi sekolah, perguruan tinggi, maupun universitas adalah bagaimana mengelola sebuah mutu. Untuk mencapai perbaikan mutu, tim-tim dalam institusi pendidikan harus dan perlu mengarahkan filosofi TQM kepada dataran yang lebih praktis.
Alat dan teknik mutu adalah media untuk dapat mengidentifikasikan dan memecahkan persoalan secara kreatif. Salah satu aspek terpenting dalam TQM adalah mengumpulkan sejumlah alat-alat yang bermanfaat untuk mengimplementasikan konsep yang telah ditentukan. Yang terpenting adalah bagaimana menemukan alat yang tepat untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan dan pembuatan keputusan dalam sebuah institusi.
II. RUMUSAN MASALAH
Dalam makalah ini akan kami uraikan bagaimana teknik dan apa saja alat-alat yang digunakan dalam peningkatan mutu?
III. PEMBAHASAN
Dalam pembahasan berikut ini akan diuraikan beberapa alat yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan dan pembuatan keputusan dalam sebuah institusi.
A. Brainstorming (Curah Pendapat)
Brainstorming digunakan untuk mengetahui apa akar penyebab terjadinya masalah. Brainstorming adalah cara untuk memacu pemikiran yang kreatif guna mengumpulkan ide-ide dari suatu kelompok dalam waktu yang relatif singkat terutama untuk pemecahan masalah.
Beberapa gagasan untuk meningkatkan hasil teknik ini adalah: [1]
1. Masalah harus spesifik. Jika masalah terlalu luas, maka masalah tersebut harus dipilah menjadi beberapa masalah kecil.
2. Peserta curah pendapat/brainstorming harus diseleksi dengan hati-hati. Orang dengan keahlian dalam bidang ini maupun yang tidak berpengetahuan sama sekali harus dilibatkan.
3. Jumlah peserta yang tepat untuk brainstorming adalah 820 orang. Kelompok tersebut harus cukup besar untuk menghasilkan gagasan-gagasan tapi tidak terlalu besar untuk dikelola.
Sebelum sesi dimulai pertama-tama peserta diberi briefing mengenai masalah yang akan dibrainstormingkan. Sesi yang sesungguhnya harus dilakukan dengan minimal 4 aturan dasar brainstorming dengan bantuan fasilitator. Aturan dasar tersebut:
a. Tidak ada kritik ataupun kecaman.
b. Mendorong pemikiran yang tidak terbatas.
c. Cari sebanyak mungkin gagasan dari banyak orang.
d. Gabungkan gagasan yang ditawarkan oleh orang yang berbeda-beda.
Keunggulan teknik ini adalah:
1) Menciptakan kesempatan seluas-luasnya bagi ide-ide kreatif.
2) Memfasilitasi lingkungan dimana para individu merasa tidak terancam.
3) Dapat membuka jalan baru untuk memecahkan masalah-masalah lama. [2]
Kelemahan dari teknik ini antara lain:
1) Ada kemungkinan sulit untuk menunjukkan masalah.
2) Keengganan berpartisipasi/takut akan celaan atau komentar yang negatif.
3) Kecaman selama sesi berlangsung.
4) Penghindaran masalah memerlukan judgment nilai.
5) Kesulitan dalam memilih macam masalah.
Ide-ide yang telah terkumpul dari brainstorming sering digunakan pada piranti lain guna analisis selanjutnya.
B. Teknik Analisis Fishbone
Diagram fishbone (diagram tulang ikan) atau disebut juga diagram sebab-akibat (cause and effect diagram) atau disebut juga diagram Ishikawa (Ishikawa Diagram), ini sesuai dengan nama Prof. Kaoru Ishikawa dari Jepang yang memperkenalkan diagram ini. [3]
Diagram sebab-akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis yang lebih terperinci dalam menemukan penyebab suatu masalah, ketidaksesuaian, dan kesenjangan yang terjadi. Diagram ini dapat diigunakan dalam situasi dimana, (1) terdapat pertemuan diskusi dengan menggunakan brainstorming untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi (2) diperlukan analisis terperinci terhadap suatu masalah, dan (3) terdapat kesulitan untuk memisahkan penyebab dari akibat.
Penggunaan diagram ini mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
a) Dapatkan kesepakatan tentang masalah yang terjadi dan ungkapkan masalah itu sebagai suatu pertanyaan masalah.
b) Temukan sekumpulan penyebab yang mungkin, dengan menggunakan teknik brainstorming atau membentuk anggota tim yang memiliki ide-ide yang berkaitan dengan masalah yang sedang dihadapi.
c) Gambarkan diagram dengan pertanyaan mengenai masalah untuk ditempatkan pada posisi kanan (membentuk kepala ikan) dan kategori utama ditempatkan pada cabang utama (membentuk tulang-tulang besar dari ikan). Kategori utama dapat diubah sesuai kebutuhan.
d) Tetapkan setiap penyebab dalam kategori utama yang sesuai dengan menempatkannya pada cabang yang sesuai.
e) Untuk setiap penyebab yang mungkin, tanyakan “mengapa” untuk menemukan akar penyebab, kemudian tulislah akar-akar penyebab itu pada cabang-cabang yang sesuai dengan kategori utama (membentuk tulang-tulang kecil dari ikan).
f) Interpretasi atas diagram sebab akibat itu adalah dengan melihat penyebab-penyebab yang muncul secara berulang, kemudian dapatkan kesepakatan melalui consensus tentang penyebab tersebut.
g) Terapkan hasil analisis dengan menggunakann diagram sebab-akibat, dengan cara mengembangkan dan mengimplementasikan tindakan korektif, serta memonitor hasil-hasil untuk menjamin bahwa tindakan korektif yang dilakukan itu efektif karena telah menghilangkan akar penyebab dari masalah yang dihadapi. [4]
Alat ini digunakan ketika sebuah institusi atau tim perlu mengidentifikasi dan mengeksplorasi sebab-sebab masalah atau mencari faktor-faktor yang bisa mengarahkan pada sebuah perbaikan atau peningkatan. Contoh diagram Ishikawa:
PROSEDUR ORANG/STAF
jelas termotivasi tepat memiliki skill
ditinjau secara teratur mampu belajar
bermanfaat memiliki komitmen
selalu diaudit mampu menyesuaikan diri
mulai dari diri sendiri
komunikasi yang baik mampu menyesuaikan diri
kepemimpinan yang terlatih sesuai dengan tujuan yang
memiiliki visi dan misi tersedia
memiliki komitmen
KEBIJAKAN PERUSAHAAN
C. Analisis Kekuatan Lapangan
Analisis kekuatan lapangan adalah alat yang berguna untuk mempelajari situasi yang memerlukan perubahan. Ini didasarkan pada ide bahwa dua kekuatan yang saling berhadapan dalam sebuah usaha perubahan. Kekuatan pertama mendukung pada perubahan, sedangkan yang lain menolak perubahan itu. [5]
Analisa tersebut memberikan sebuah tawaran yang bisa dilakukan yaitu memperkuat kekuatan pendukung dan menetralkan kekuatan yang menolak. Analisa ini merupakan sebuah alat yang bisa membantu, karena ia menganjurkan identifikasi terhadap semua kekuatan yang terlibat. Ini juga berguna untuk mengingat bahwa sebuah kekuatan resistensi bisa menjadi pengontrol dan bisa juga menjadi sebuah alat untuk memanfaatkan waktu dengan baik. Sehingga sebuah upaya yang dilakukan harus diarahkan pada area yang lebih mungkin dipengaruhi.
Gambaran Analisis Kekuatan Lapangan
| Kekuatan Pendukung | Kekuatan Penentang |
| Kekuatan yang mendukung  inisiatif mutu |  Kekuatan yang mencegahkeberhasilan inisiatif mutu |
| Pendukung Perubahaan | Menentang Perubahan |
| Langkah-langkah untuk melakukan perubahan | Faktor-faktor penghalang yang harus dinetralisirkan |
D. Pareto Chart
Pareto Chart adalah diagram yang dikembangkan oleh seorang ahli ekonomi Italia yang bernama Vilfedo Pareto pada abad ke-19. Pareto Chart digunakan untuk memperbandingkan berbagai kategori kejadian yang disusun menurut ukurannya, dari yang paling besar disebelah kiri ke yang paling kecil disebelah kanan. Susunan tersebut akan membantu kita untuk menentukan pentingnya atau prioritas kejadian-kejadian atau sebab-sebab kejadian yang dikaji atau untuk mengetahui masalah utama dalam proses. Dengan bantuan pareto chart tersebut, kegiatan akan lebih efektif dengan memusatkan perhatian pada sebab-sebab yang mempunyai dampak yang paling besar terhadap kejadian daripada meninjau berbagai sebab pada suatu ketika.
Berbagai pareto chart dapat digambarkan dengan menggunakan data yang sama, tetapi digambarkan secara berlainan. Dengan cara menunjukkan data menurut frekuensi terjadinya, menurut biaya, waktu terjadinya, dapat diungkapkan berbagai prioritas penanganannya bergantung pada kebutuhan spesifik.
Cara Menggambarkan Pareto Chart:
Langkah 1
Tentukan persoalan apa yang hendak diselidiki dan tentukan macam data serta bagaimana data diolah, seperti:
v Macam persoalan, misalnya kerusakan atau kecelakaan.
v Macam data yang diperlukan.
v Hal-hal yang tidak sering terjadi digolongkan kedalam lain-lain.
v Lakukan pengumpulan data.
Langkah 2
Susun data tally sheet
| KERUSAKAN | TALLY | JUMLAH |
| | | |
Langkah 3
Susun data sheet untuk pareto diagram
| KERUSAKAN | JUMLAH KERUSAAKAN | JUMLAH KUMULATIF KERUSAKAN | PRESENTASE JUMLAH KERUSAKAN DARI JUMLAH KERUSAKAN TOTAL | PRENSENTASE KERUSAKAN KUMULATIF |
| | | | | |
| | | | | |
Langkah 4
 | |||
 | |||
Gambarkan pareto diagram dengan data dari langkah ke-3 A B C D E F G
Kegunaan pareto chart adalah sebagai berikut:
1. Menunjukkan prioritas sebab-sebab kejadian atau persoalan yang perlu ditangani.
2. Pareto chart dapat membantu untuk memusatkan perhatian pada persoalan utama yang harus ditangani dalam upaya perbaikan.
3. Menunjukan hasil upaya perbaikan. Setelah dilakukan tindakan korektif berdasarkan prioritas, kita dapat mengadakan pengukuran ulang dan membuat pareto chart baru. Apabila terdapat perubahan dalam pareto chart baru, maka tindakan korektif ada efeknya.
4. Menyusun data menjadi informasi yang berguna. Dengan pareto chart sejumlah data yang besar dapat menjadi informasi yang signifikan.
Hasil pareto chart dapat digunakan diagram sebab-akibat untuk mengetahui akan penyebab masalah. Setelah sebab-sebab potensial diketahhui dari diagram tersebut, pareto chart dapat disusun untuk merasionalkan data yang diperoleh dari diagram sebab-akibat. [6]
IV. KESIMPULAN
Dalam pembahasan berikut ini akan diuraikan beberapa alat yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan dan pembuatan keputusan dalam sebuah institusi.
Brainstorming digunakan untuk mengetahui apa akar penyebab terjadinya masalah. Brainstorming adalah cara untuk memacu pemikiran yang kreatif guna mengumpulkan ide-ide dari suatu kelompok dalam waktu yang relatif singkat terutama untuk pemecahan masalah.
Diagram fishbone (diagram tulang ikan) atau disebut juga diagram sebab-akibat (cause and effect diagram) atau disebut juga diagram Ishikawa (Ishikawa Diagram), ini sesuai dengan nama Prof. Kaoru Ishikawa dari Jepang yang memperkenalkan diagram ini. [7]
Diagram sebab-akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis yang lebih terperinci dalam menemukan penyebab suatu masalah, ketidaksesuaian, dan kesenjangan yang terjadi. Diagram ini dapat diigunakan dalam situasi dimana, (1) terdapat pertemuan diskusi dengan menggunakan brainstorming untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi (2) diperlukan analisis terperinci terhadap suatu masalah, dan (3) terdapat kesulitan untuk memisahkan penyebab dari akibat.
Analisis kekuatan lapangan adalah alat yang berguna untuk mempelajari situasi yang memerlukan perubahan. Ini didasarkan pada ide bahwa dua kekuatan yang saling berhadapan dalam sebuah usaha perubahan. Kekuatan pertama mendukung pada perubahan, sedangkan yang lain menolak perubahan itu. [8]
Pareto Chart adalah diagram yang dikembangkan oleh seorang ahli ekonomi Italia yang bernama Vilfedo Pareto pada abad ke-19. Pareto Chart digunakan untuk memperbandingkan berbagai kategori kejadian yang disusun menurut ukurannya, dari yang paling besar disebelah kiri ke yang paling kecil disebelah kanan. Susunan tersebut akan membantu kita untuk menentukan pentingnya atau prioritas kejadian-kejadian atau sebab-sebab kejadian yang dikaji atau untuk mengetahui masalah utama dalam proses.
DAFTAR PUSTAKA
Drs. M. N. Nasution, M. Sc, Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management), (Bogor : Ghalia Indonesia, 2005)
Edward Sallis, Total Quality Management in Education (Manajemen Mutu Terpadu), (Yogyakarta : IRcCiSoD, 2010)
Fandy Tjipto, Prinsip-Prinsip Total Quality Service, (Yogyakarta : CV. Andi Offset, 2005)
[1] Fandy Tjipto, Prinsip-Prinsip Total Quality Service, (Yogyakarta : CV. Andi Offset, 2005), hlm. 160
[2] Ibid, hlm. 161
[3] Edward Sallis, Total Quality Management in Education (Manajemen Mutu Terpadu), (Yogyakarta : IRcCiSoD, 2010), hlm. 201
[4] Drs. M. N. Nasution, M. Sc, Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management), (Bogor : Ghalia Indonesia, 2005), hlm. 167.
[5] Op. Cit, Edward Sallis, hlm. 203
[6] Op. Cit, M. N. Nasution, hlm. 155-158
[7] Edward Sallis, Total Quality Management in Education (Manajemen Mutu Terpadu), (Yogyakarta : IRcCiSoD, 2010), hlm. 201
[8] Op. Cit, Edward Sallis, hlm. 203
ASSALAMUALAIKUM
BalasHapus